第一条为进一步规范公司会议纪要的使用和管理，提高会议质量和工作效率，特制定本办法。
第二条本办法所称会议纪要是指用于记载、传达、落实会议情况和议定事项的公文。
第三条会议纪要分类
（一）内部会议纪要。指公司内部人员召开会议所形成的纪要，具体包括以下两个级别。
1．公司级会议纪要，是指经公司副总经理以上领导签发，按公司公文发布程序办理，由XXX统一核稿管理的纪要。
2．部门级会议纪要，是指以部门名义下发，适用于特定管理领域或范围的会议纪要。部门级会议纪要适用于组织会议的部门或人员职责权限内涉及到的部门及人员。
（二）外部会议纪要。指公司与用户、供应商、合作方等外部单位召开会议所形成的纪要。
第四条会议是否形成会议纪要由会议组织部门或负责人根据需要确定。
第五条会议纪要管理流程
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（一）整理。若会议需形成会议纪要，则由会议召集部门或召集人指定专人负责会议纪要的整理。会议纪要需如实记录，内容包含（但不仅限于）会议的参加人员、主要内容及议题，会议讨论或决定的主要事项、会议决定的行动计划或改进措施等。
（二）审批。公司内部会议中，公司级会议纪要必须履行公文审批程序，经参会副总经理及以上领导审批通过后，方可下发执行。部门级会议纪要履行部门内部文件审批程序，经部门领导审批通过后，方可下发执行。公司外部会议如仅涉及公司内部事项，外部人员仅参会配合的，则按公司内部会议纪要履行审批程序；如涉及双方事项需外部人员或单位配合、共同履行的，会议纪要整理完毕须经双方签字确认后生效，经双方协商该类会议纪要也可以采用备忘录等其他双方认可的形式。
（三）分发。所有会议纪要由会议牵头部门负责发送至各相关部门和人员。
（四）存档。公司级会议纪要由XXX负责存档；部门级会议纪要由各部门负责存档。公司外部会议纪要由会议召集部门负责存档，同时抄送XXX进行存档。
（五）考核。所有会议纪要均由会议召集部门负责督办，对未按要求落实的部门，按照公司相关要求进行考核。
第六条有关要求
（一）会议纪要所涉及的内容原则上不得与公司现行规章制度、质量管理体系和相关文件的规定相违背。若会议研究内容涉及业务调整、制度修订、完善相关体系文件、技术文件的，会议召集人应以公司级会议纪要下发执行，并及时通知相关业务部门，修订相关规章制度或重新下发相应文件。
（二）为了保证会议要求得到及时有效落实，会议纪要须在3个工作日内发给会议相关人员，可以先行发放电子版会议纪要，待履行相关程序后，补发纸质会议纪要；若有特别紧急情况，会议纪要电子版须在2小时内下发。
第七条会议纪要时效性
会议纪要作为重要事项、工作沟通协商后依据，具有时效性，会议研究内容执行完毕，代表会议纪要行为终止，不得以会议纪要代替技术文件、管理文件。会议纪要须明确适用范围及时间，原则上长期执行的内容，会议责任部门应在一年内将其规定内容纳入相应制度或标准。
第八条公司会议纪要涉及保密事项的，须按密级文件审批及管理。
第九条本办法由XXX负责解释。
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